Как агентству внедрить отчеты BI eLama, сэкономить нервы клиенту и повысить свой средний чек на 35%

Немного о том, чего хотят клиенты

Ценности нашей компании предусматривают индивидуальный формат работы с клиентом: а может ли агентство контекстной рекламы работать по-другому? Пожалуй, уже и нет. Большинство клиентов сегодня — гурманы, которые повидали немало подрядчиков (и многих из них теперь не переваривают на вид). Чтобы на выходе получить вкусное блюдо, все ингредиенты должны быть качественными и изысканно приправленными.

Сегодня клиент не хочет, чтобы ему просто «настроили контекст» в Яндекс.Директе или Google Ads (хотя иногда и говорит об этом), его главное желание — решить бизнес-задачу и получить нужный результат.

Превзойти ожидания, консультировать клиента не только по контексту, но и в целом по рекламе, маркетингу, сайту, продажам, говорить с ним на одном языке — именно это, на наш взгляд, служит крепким основанием для долгосрочного сотрудничества.

Наши клиенты оказывают как B2B-услуги (например, промышленное оборудование), так и B2C (доставка еды, e-commerce и другие направления). Средний бюджет одного клиента на контекстную рекламу — от 50 тысяч рублей в месяц. И все они хотят трех простых вещей: эффективности, спокойствия и развития.

Путь к автоматизации

Понимая желания и ценности клиентов, мы выбрали путь укрепления бизнес-процессов, отчетности и автоматизации. Одним из значимых открытий для нас стала платформа для управления интернет-рекламой eLama и ее решение в области визуализации отчетных данных — инструмент «Отчеты BI».

Кстати, c Power BI мы познакомились именно благодаря eLama и ее проекту Genreport (так раньше назывался сервис для создания отчетов, который разрабатывала eLama). Мы работаем с отчетами BI (а ранее и с Genreport) более года и в этом материале хотим поделиться своим опытом.

Как все начиналось

В самом начале мы составляли отчеты в Microsoft Word, затем — создали шаблон отчетов в Excel, всё делали вручную. Думаю, понятно, сколько времени и сил специалистов требовалось, чтобы собрать все разрозненные данные в один файл. Иногда, чтобы успеть вовремя, приходилось жертвовать частью отчета и сокращать информацию — настолько это было долго.

Смотрелся такой отчет сухо и состоял в основном из таблиц. Клиент, получив его, вел себя как настоящий детектив — пытался выяснить, что всё это значит. На что указывают эти «улики» в виде однообразных ячеек из сотен строк и столбцов?

Если говорить в целом, были следующие проблемы:

• отчет был сложен для восприятия;
• специалисты тратили около двух часов на создание одного ежемесячного отчета;
• менеджерам нужно было около часа, чтобы скорректировать отчет и объяснить его клиенту;
• клиенты долго разбирались в отчете, а иногда совсем не хотели этого делать;
• файлы по проектам копились пачками, бывало, что они терялись;
• руководителям было сложно проконтролировать работу сотрудников. Что там кто наделал во всех этих файлах?

К слову, Excel — отличная программа, но она больше подходит специалистам. Совместная работа с клиентом, когда нужно оперативно принимать решения на основе данных, требует более гибкого формата. А на тот момент с нами работали 15-18 постоянных клиентов.

Так мы поняли, что есть проблема и нужно что-то менять. Решили рассмотреть сервисы и инструменты для автоматизации отчетности.

С чем должна была помочь автоматизация

Мы хотели, чтобы отчет был:

• понятным и удобным для клиента, чтобы сразу можно было увидеть суть;
• содержательным и информативным, отражал все важные рекламные показатели и их динамику;
• презентабельным: помогал поддерживать имидж агентства и статус эксперта в своем деле.

Если говорить о технической стороне вопроса, мы хотели:

1. Корректный экспорт данных из рекламных и аналитических систем. Чтобы принимать решения на основе верных данных.
2. Быстрое автоматическое создание. Чтобы избавить специалистов от рутины, поглощающей рабочее время.
3. Наглядные статистические данные. Чтобы при обсуждении наших предложений мы могли оперировать конкретными и наглядными графиками и таблицами.
4. Возможность хранить отчет в облаке. Чтобы не отправлять постоянно друг другу файлы. Хотели доступ к отчету по ссылке и возможность обновить данные с помощью одной кнопки.
5. Простоты и удобства. Чтобы можно было легко научить создавать отчеты новых сотрудников.

Итак, мы понимали, чего хотим. Оставалось только найти подходящий сервис или инструмент.

Автоматизация отчетности: как выбирали сервис

Мы без труда обнаружили на рынке несколько компаний, предлагающих сервисы автоматизации отчетности по интернет-рекламе для агентств.

Genreport

Нас заинтересовал сервис Genreport, он выгружал отчеты в систему бизнес-аналитики Microsoft Power BI. Это привлекало нас потенциалом и одновременно настораживало, так как никакого опыта работы с Power BI у нас не было.
Приглянулись нам и примеры готовых отчетов: они были похожи на то, что мы хотели.

Взвесив все за и против, мы решили разобраться и попробовать работать с сервисом. План был таким:

• понять, что и как устроено;
• настроить шаблон и выгрузку данных;
• дальше просто: использовать инструмент и наслаждаться результатом.

Именно так описывали процесс создатели, и примерно так оно и оказалось.

У нас ушло 2-3 неполных рабочих дня, чтобы разобраться с возможностями сервиса и сделать свои шаблоны для отчетов (базовые нам немного не подходили). В результате мы смогли быстро создавать наглядные и понятные отчеты для своих клиентов. Но о плюсах чуть позже.

Тестирование других инструментов

Некоторое время Genreport переезжал в eLama и был недоступен. Тогда мы попробовали сервис генерации отчетов ReportKey: его контекстная реклама «догоняла» нас настойчивее остальных. Сделали несколько отчетов, но были моменты, которые нас не устраивали:

• возникали сложности с подключением рекламных систем (много интеграций);
• не всегда в отчет подтягивались корректные данные;
• внешний вид отчетов был стандартизирован, не было возможности его кастомизировать.

Отчет получался очень объемным, каждый его пункт занимал отдельную страницу. Дочитывать его до конца не хотелось.

Отказались от сервиса в пользу стандартных Google Таблиц. Там мы сделали файл, почти полностью повторяющий внешний вид отчетов, которые мы создавали в Power BI. Но данные приходилось выгружать и сводить вручную, это занимало много времени.

Пример отчета в Google Таблицах

После переезда в eLama сервис Genreport стал инструментом «Отчеты BI», а мы продолжили работать с ним. Сейчас приобрели доступ к инструменту на год.

Почему мы используем отчеты BI: какая выгода агентству и клиентам?

С помощью отчетов BI мы:

1. Сократили время на создание отчетов. В среднем на один отчет теперь уходит 10-30 минут. Основную часть этого времени занимают выводы и рекомендации для клиента. Раньше на один отчет мы могли потратить три часа.
2. Кастомизировали дизайн отчетов: добавили наш логотип, вывели блок для комментариев, скорректировали отображаемые показатели под свои задачи, немного поменяли стандартные цвета. Благодаря этому отчет стал выглядеть приятнее и понятнее как для нас, так и для клиентов.
3. Улучшили коммуникацию с клиентом: стали быстрее принимать совместные решения и оперировать наглядными статистическими данными.
4. Повысили эффективность: минимизировали рутинные операции и освободили больше времени для стратегических задач.
5. Создали индивидуальные отчеты для крупных клиентов: в один общий отчет добавляем сразу несколько рекламных аккаунтов Яндекс.Директа или Google Ads.
6. Повысили уровень контроля проекта со стороны специалистов и менеджеров.
7. Стандартизировали отчетность для сотрудников. Отчет используют специалисты по интернет-рекламе, менеджеры, аналитики и руководители.

И главное:

1. Теперь мы тратим на один отчет в 2,5 раза меньше времени, чем раньше (один час вместо 2,5-3). Сюда входит создание самого отчета, написание выводов и рекомендаций, а также обсуждение отчета с клиентом.
2. Простая математика: час работы стоит 1500 рублей. Получается, что каждый месяц мы экономим 2250 рублей на одном проекте. Учитывая, что сейчас у нас около 20 проектов, ежемесячная выгода составляет 45 000 рублей.
3. Благодаря использованию отчетов BI нам удалось повысить средний чек на услуги агентства с 15 до 23 тысяч рублей.
4. И немного субъективной оценки: головная боль менеджеров и специалистов по интернет-рекламе уменьшилась на 35 % 😉

Справедливости ради заметим, что бывают проблемы с подгрузкой данных из eLama в Power BI: иногда какие-то данные не подтягиваются, приходится обращаться в техподдержку eLama. Один раз даже переделывали свой отчет из-за обновления сервиса. Но это скорее исключение, чем правило.

Пример готового отчета для клиента агентства Sproso

С помощью отчетов BI клиенты:

1. Принимают решения на основе данных, а не интуиции.
2. Благодаря понятным графикам легко «читают» отчет и видят все нужные данные на одном экране.
3. Всегда в курсе происходящего: мы обновляем отчеты каждый понедельник.
4. Работают не с простой таблицей, а с «живым» отчетом: могут детализировать данные по необходимым срезам (период, рекламные системы, конкретные показатели и прочее).
5. Могут аргументировать свое решение перед партнером или начальником, потому что оперируют наглядной статистикой (особенно удобно для маркетологов).
6. В целом: выполняют KPI (эффективность), доверяют агентству благодаря нашей экспертности (спокойствие) и могут использовать время, которое раньше тратили на вопросы и попытки разобраться со множеством данных, на решение стратегических задач (развитие).

Подводя итог

Отчеты BI помогают нам выстраивать процесс, в котором для клиента нет белых пятен: результаты наглядны, решения понятны, выгода очевидна.

Кроме того, мы ощутили огромный потенциал Power BI, который в ближайшем будущем планируем использовать для внутренней аналитики агентства.

 

Узнать больше об отчетах BI

Источник статьи