Как мы перешли на удаленку — опыт ppc.world

Последние 1,5 месяца для многих компаний выдались сложными: пандемия и экономический кризис — реальность, в который нам предстоит сегодня жить и работать, не теряя при этом — а лучше повышая — свою эффективность.

Первое, что мы сделали в ppc.world, когда стали понятны риски и масштабы проблемы, — перешли на удаленный формат работы и отстроили процессы. В нашей команде есть отдел разработки, редакция, маркетинг и образовательное направление — всего 11 человек. Редакция работает из других городов уже давно, поэтому небольшой опыт в удаленке у нас был, но вся команда перешла на новый формат впервые.

Спустя время стало понятно, что эти процессы хорошо работают и приводят к результатам. Делюсь нашим опытом и полезными инструментами, с которыми мы работаем ежедневно.

С чего начали

Здесь для нас было несколько важных этапов: обеспечить условия для работы, договориться о правилах взаимодействия в удаленном формате и запланировать проекты на ближайшее время.

Подготовиться технически

Руководителям надо убедиться в том, что команда полностью готова к переходу на удаленку:

1. У сотрудников есть ноутбук и другая рабочая техника: монитор, принтер, телефония и т. п.

2. У всех настроен VPN и есть доступ к нужным рабочим ресурсам и пространствам.

3. Сотрудники подтвердили, что могут оборудовать дома комфортное рабочее место. Если с этим есть сложности — посодействуйте, например привезите технику или мебель из офиса.

4. Все, кто работает с документами, понимают, как на удаленке осуществляется документооборот. Для этого должны быть четкие инструкции.

5. Есть регламенты по кадровым процессам: сотрудники должны понимать, как при необходимости оформить отпуск, отгул, больничный и т. п.

Договорились о правилах работы внутри команды

Самое важное из организации наших процессов:

1. Определили обязательное время присутствия онлайн с 10:00 до 18:00. Начало рабочего дня у нас гибкое, каждый сотрудник может подстроить график под себя.
2. Каждый день утром проводим встречи Daily Stand-up для синхронизации. На таких 20-минутных встречах каждый участник команды рассказывает про результаты прошлого дня и о планах на предстоящий. Это помогает всем оставаться в контексте и не упустить важное.
3. Все командные встречи ставим в общий публичный календарь. Таких встреч у нас несколько: Stand-up, PBR, общие планерки, ретроспектива по итогам крупных проектов, планирование. Отдельно у сотрудников есть 1×1 встречи с руководителем и встречи по проектам.

4. По итогам встреч обязательно пишем постмитинги и храним их в общем пространстве команды — в Confluence.
   
   Шаблон постмитинга

    

5. Все задачи ведем в таск-менеджере Jira. Планирование по спринтам происходит каждые две недели, у некоторых отделов свой формат.

6. Для коммуникации есть несколько каналов. Электронная почта — для долгосрочных переписок, обсуждений крупных проектов, общения с партнерами или контрагентами. Мессенджер Slack — для оперативного обсуждения любых вопросов с командой и коллегами. Видеосвязь через Hangouts — альтернатива всех офлайн-встреч, для большей причастности и укрепления общения подключаемся с включенной камерой и хорошим звуком.
7. Для неформального общения в формате «пожаловаться, порадоваться, покидать мемы» — создали water cooler chat в Телеграме. Такие чаты еще больше объединяют удаленных сотрудников, повышают вовлеченность и часто именно там люди делятся не только своими интересами, но и идеями или проектами, которые потом воплощаются всей командой. К тому же, неформальное общение помогает снизить стресс и тревожность, что напрямую влияет на продуктивность команды. Больше о том, зачем нужные такие чаты.

Все договоренности зафиксировали письменно и закрепили в чате команды

Запланировали проекты на квартал

Последний год мы планируемся по методу OKR (Objectives and Key Results) — с постановкой целей и критериями их достижения, двигаемся итерациями. Это помогает сделать процесс открытым для всех участников команды — каждый может предложить идеи проектов с учетом стратегических целей.

Сейчас наш горизонт планирования сократился до одного месяца, и мы не боимся менять планы и адаптироваться, при этом метод OKR так же работает. Например, мы внепланово запустили новый поток летней Практики по Яндекс.Директу, потому что лучшие инвестиции во время кризиса — в себя и свое образование. К тому же, бизнесу по-прежнему нужна реклама: растущим отраслям — прямо сейчас, остальным понадобится, когда рынок начнет восстанавливаться.

Какие были сложности

Сначала встречи занимали больше времени, чем обычно. Во-первых, уходит время на подключение, проверку и настройку связи. Во-вторых, вас никто не выгоняет из переговорки, как в офисе, и легко потеряться во времени. Эта проблема решается за счет заранее прописанной повестки ко встрече, которая в идеале проводится с таймингом и модерацией.

Пример повестки еженедельной встречи руководителей отделов

Усложнился процесс коммуникации. Раньше решить вопрос можно было на месте, быстро обсудив с коллегой «голосом». Сейчас надо много переписываться или звонить, чтобы узнать информацию.

Здесь тоже помогают правила: быть на связи в рабочее время и оперативно реагировать; если в переписке не получается решить вопрос за 10 минут (больше 30 сообщений), ставить созвон.

Руководители начинают переживать, что страдает эффективность сотрудников. Здесь у меня простая рекомендация: настройте процессы и не переживайте. Когда процессы отлажены, вы точно увидите, если что-то пойдет не так. А ещё — доверяйте своей команде.

Не хватает живого общения. Это, пожалуй, самое сложное на удаленке. Заменить его точно не получится, но можно на время компенсировать общением онлайн: созвонами, тимбилдингами, играми и пятничными вечеринками. Руководители, уделите особое внимание тет-а-тет встречам, интересуйтесь и следите за настроением сотрудника, давайте сами и принимайте конструктивную обратную связь.

Спустя месяц удаленки — вывод

Работа всей команды в удаленном формате стала для нас незапланированным, но интересным экспериментом. Спустя месяц можно точно сказать, что мы адаптировались и привыкли к новым процессам, но главное — достигаем тех же результатов, что и раньше, а эффективность даже выросла.

Сотрудники, которые и до карантина были на удаленке, заметили, что им сейчас стало гораздо удобнее и проще работать с остальными участниками команды. Все коллеги работают в одинаковых условиях и пользуются едиными способами коммуникации.

Когда-то (надеюсь, скоро) карантин закончится, а полезные привычки работы в удаленном формате останутся и точно изменят наше отношение к хоум-офису.

И, кстати, читайте наши материалы и смотрите курсы. Мы стараемся для вас и много работаем, где бы мы не находились.

Бонус: инструменты, которые мы используем на удаленке

1. Confluence — единая база знаний, где хранятся все нужные ссылки, постмитинги, регламенты.

2. Miro — онлайн-доска, на которой мы рисуем схемы, визуализируем планы и строим прототипы. Используем на командных встречах, стратегических сессиях, в ретроспективах или брейнштормах. В сервисе много готовых шаблонов под разные задачи.

3. Jira — таск-менеджер.

4. Hangouts — для онлайн-встреч.

5. Slack — корпоративный мессенджер, в который можно интегрировать дополнительные полезные сервисы, например Календарь или общий диск.

6. Bitwarden — менеджер паролей.

7. Google Календарь — для планирования встреч.

8. Google Диск — пространство для хранения всех документов, таблиц, презентаций. Для общих файлов — отдельная папка с доступом всей команды.

Источник статьи