Как перевести отдел SMM на удаленный формат: личный опыт

Последние два с половиной года я руковожу удаленным SMM-отделом в агентстве AGM Group. В моей команде шесть человек. И сейчас я расскажу, как мы работаем и у каких сотрудников больше шансов справляться с задачами при довольно свободном графике.

На старте

В 2012 году я начала заниматься маркетингом в социальных сетях, жила в Екатеринбурге и работала в офисе. С удовольствием бежала на работу к девяти утра и уходила после семи. Но уже тогда мне было важно жить рядом с офисом, чтобы не тратить время на дорогу.

Позже я переехала в Петербург и снова втянулась в пятидневку. В работе я была универсалом: настраивала рекламу, общалась с клиентами, писала тексты. Это помогло мне понять две важные вещи:

• при работе с социальными медиа нет и не может быть выходных;

• одинаково качественно писать тексты и настраивать рекламу могут только единицы, и я не из их числа.

Тогда я решила перейти на фриланс и координировать команду разных специалистов прямо из дома. На себя взяла поиск и аккаунтинг проектов, стратегию и таргетированную рекламу, а остальное предоставила команде.

Первые грабли

И тут началось!

— Где общаться по работе с командой?

— Как оплачивать услуги исполнителей?

— Что делать с зачислениями в кабинеты?

— Какой выбрать таск-менеджер?

— Как быть с платежами от клиента? Не обманут ли?

Глаза боятся, а руки делают. Сначала появились Google Документы и договор найма. Затем для планирования и управления проектами стали использовать Google Календарь и Trello. Потом мы организовали рабочий чат во «ВКонтакте». Стало немного легче: я вела таблицы по клиентам, ставила общие задачи в Trello, общалась по почте и в чатах. Вся команда была исключительно проектная.

На этом этапе я научилась:

1. Организовывать себя и сотрудников. Кто-то с самого утра и до вечера не вставал из-за компьютера, другие, наоборот, не могли сосредоточиться и постоянно отвлекались на посторонние дела. Мы завели общий календарь с дедлайнами, договорились о режиме работы и обсудили штрафы за срыв сроков исполнения.

2. Нести финансовую ответственность. Команда не должна страдать из-за недобросовестного заказчика, поэтому всех клиентов перевели на частичную или полную предоплату.

3. Не работать без прозрачных KPI. Заказчик не должен оперировать своими ощущениями и чувством прекрасного. Мы создали бриф, задавали подробные вопросы на переговорах и фиксировали все договоренности в письменной форме.

В руководители отдела с опытом и по накатанной

С 2017 года я работаю в агентстве AGM Group. Директору по развитию и моему боссу Евгению Волошину понравился мой подход с разделением работ по специальностям и формат удаленной работы для всей команды. Теперь я официально трудоустроена, не ищу клиентов, могу нанимать сотрудников на фулл-тайм и у меня в распоряжении есть офис и общий софт. Формат работ, график, локация остались неизменными.

Многим кажется, что удаленная работа — это легко и удобно. Не надо тратить время на дорогу, коллег и совещания, а дома даже стены помогают. Людей увлекает эта иллюзия. На практике оказывается, что многие не привыкли работать без контроля — им нужно знать, что в кабинете сидит начальник, который не простит залипания в соцсетях. Организовать себя бывает очень непросто. Легкой и веселой жизни не получится, удаленная работа — это всего лишь не совсем привычный формат.

Вот с какими сложностями мы сталкивались:

1. Нарушение дедлайнов. Это приводит к проблемам в аккаунтинге и конфликтам с клиентами.

2. Человек не выходит на связь в рабочее время. Работа команды по проекту увеличивается или замораживается.

3. Всё делается в последний момент. Сотрудник прокрастинировал дома большую часть времени, из-за этого страдает качество.

Такие проблемы возникают и при работе в офисе — над их решением ломают головы руководители и офисных отделов.

Вот что мы сделали, чтобы отдел соцмедиа внутри агентства работал не только удаленно, но еще и хорошо:

1. Научились ставить задачи в таск-менеджере. Вся компания использует Jira, и она спасает команду. У нас есть правило: нет задачи — нет работы. Конечно, на мелкие доработки оно не распространяется, но дисциплина в постановке задач, их корректность, обсуждение ожиданий, дедлайнов и прочего позволяют избегать непонимания и перекладывания ответственности.

2. Выбрали рабочий мессенджер. Многие используют Telegram, Viber, WhatsApp или чаты во «ВКонтакте». Скорее всего, в них есть и личная переписка, и потому высока вероятность отправить «не то и не туда». Мы используем Slack. Он себя зарекомендовал как удобный инструмент:

• все чаты организованы в алфавитном порядке и не сортируются по времени отправки сообщения;
• есть связка с почтой: как только сотрудник получает корпоративную почту, у него автоматически появляется доступ в Slack, ему остается только заполнить профиль;
• вся команда внутри мессенджера и чатов. Не нужны номера телефонов, достаточно в поиске набрать фамилию или имя сотрудника и можно с ним общаться;
• можно настроить уведомления с почты, календаря и Jira, сайта (форма обратной связи).

К тому же если в Slack пришло сообщение — это точно по работе.

3. Свели общую активность в Google Календарь. Мы в целом используем продукты Google: почту, документы, диски, календарь. Синхронизироваться по дедлайнам, назначить общее совещание и посмотреть загрузку своего коллеги, не отвлекая его, — всё это решается календарем. Кроме того, необходимость его заполнять формирует у команды привычку планировать понедельно свою загрузку.

4. Установили график для посещения офиса. Мы выбрали два дня, когда сотрудники должны быть в агентстве с 11 до 17 часов. Во-первых, можно спокойно приехать — нет никакого час пика в транспорте и на дорогах. Во-вторых, офис стал местом для общения с командой, что важно для совместной работы. В-третьих, мозговые штурмы и идеи рождаются лучше, когда все физически находятся в одном месте и настроены на одну волну.

5. Начали придерживаться обязательных часов работы. У нас есть правило: в будни с 10 до 16 часов все должны быть в режиме онлайн, в выходные все отвечают в чатах на вопросы. Выходные и праздники также могут быть рабочими, но без взаимодействия с клиентами. Дедлайны не двигаются на будни: если нужно запустить рекламу в воскресенье, значит, она будет запущена именно в воскресенье.

Рабочее время месяца распределяется сотрудником под свои задачи и дедлайны. Если удобно писать тексты в ночи — ок, если, наоборот, утром продуктивность выше — пожалуйста.

Пока такие меры позволяют нам работать и комфортно, и продуктивно. Конечно, не без шероховатостей, но ошибаться и делать выводы нужно в любом деле.

Кто нам подходит

Банально, но лучше всего вливаются те, кто любит свое ремесло. Многие не знают, какой вид деятельности им по душе, не всегда могут ответить, что больше всего любят в работе.

Кроме того, «наш» сотрудник должен иметь развитое чувство ответственности за то, что он делает. Таким людям точно можно доверять, они справятся с удаленным форматом.

Важно найти человека, которому будет легко влиться в команду, а команде — комфортно работать с ним. Остальное приходит с опытом. Сейчас нам удается находить тех самых, «наших» людей.

Что важно: основные пункты

Резюме. Кроме профессиональных навыков, мы изучаем то, как составлено резюме: есть ли структура, указаны ли все места работы или только те, что важны для вакансии. Также обращаю внимания на описание soft skills.

Портфолио и повод для гордости. У любого малоопытного специалиста может быть портфолио: у контент-менеджеров заметки, специалистов по таргету — планы рекламных кампаний, у проектных менеджеров — стратегии продвижения. Портфолио — не только о том, с кем кто работал, но и о том, как специалист мыслит и чем владеет. Повод для гордости помогает понять, как кандидат себя оценивает.

Собеседование. Здесь есть несколько моментов. Во-первых, я стараюсь убрать запланированный сценарий кандидата. Все идут на собеседование, чтобы понравиться, волнуются и часто прячут эмоции. После нескольких стандартных вопросов я спрашиваю: «насколько вы сейчас волнуетесь от 1 до 10?». Зачастую люди отвечают так, как я это и вижу. После чего говорю, что «волноваться надо нам, а не вам», «а я на 10 из 10», «да не волнуйтесь, сработал мой совет?» и тут же широко улыбаюсь и хихикаю. Это помогает снять напряжение у кандидата и показать, что здесь все люди и можно выдохнуть. Как правило, диалог после идет более спокойно, а специалист чувствует себя увереннее.

Во-вторых, для смены вектора в середине собеседования могу задавать странные вопросы не по теме. Например, «как вы относитесь к астрологии?» Ответ не важен, задача — немного взбодрить кандидата, посмотреть на его искренние эмоции и развернуть диалог с намеченного пути стандартных вопросов.

В-третьих, спрашиваю о хобби и увлечениях, чтобы узнать, чем живет человек вне работы. Важно, переключается ли он на что-то еще и можно ли будет в будущем брать проекты, связанными с хобби. Мы не смещаем акцент в работе и обычно спрашиваем разрешения у сотрудника, готов ли он, например, монтировать ролики для компании, если увлекается монтажом. К тому же это помогает составить более цельный портрет человека.

В-четвертых, интересуюсь, какой кандидат видит работу мечты. Все перечисляют разные вещи, здесь важно послушать человека. У многих вылезают их боли: кто-то хочет своевременную зарплату и офис в трех минутах ходьбы от дома, кто-то мечтает, чтобы все его понимали сразу и никогда не кричали, кто-то желает проекты только из тематики строительства.

Что в итоге

Клиент получает довольно мобильную команду, которая работает в гибком графике. В выходные и праздники выйдет пост, будут ответы на комментарии, пройдет фотосессия и не встанет таргет.

Работодателю полностью удаленный отдел позволяет сэкономить место в агентстве и меньше платить за аренду. У нас на одно рабочее место приходится 2–3 сотрудника, которые выходят в офис в разные дни.

Идеального формата работы не существует. Как и в любой профессии при любом графике, главное — быть собой и любить то, чем занимаешься. Тогда любой график точно устроит, и работа мечты станет реальностью.

Источник статьи